マナーアップLesson


Eメール基礎編

メールの“件名”は重要度…高!

point1:具体的に、なるべく短く、わかりやすく。

例えば、「お世話になります」、「先日の件」、「お疲れさまです」…等の件名を見て、どんな内容のメールなのかは伝わりませんよね。ビジネスシーンで行き交うメールの数は膨大なものですから、相手にきちんと読んでもらうためには、“件名を具体的に書く”事はとても重要なのです。パッと用件が伝わらないメールは、埋もれて読んでもらえない、というケースも考えられます。

では、メール内容が伝わる、わかりやすい件名をつける為に大切な事は何かそれは、文章の基本である5W1Hを改めて心がけること。

When
→  いつ(日付け)
Where
→  どこで(場所)
Who
→  誰が(自分)
Whom
→  誰に(相手)
Why
→  なぜ(理由)
How
→  どのように(方法)

メール本文の書き方、ルール。

point1:まずは先方の宛名を正しく明記

宛名の書き方は下記が基本です。いただいた名刺などを見て、間違いのないように入力しましょう。

  • 1行目に社名
  • 2行目に部署名(わからない場合は書かなくてもOK)
  • 3行目に肩書き+名前+様(敬称)
point2:硬すぎず、柔らかすぎず。

Eメールでは、一般の手紙のような「拝啓」「前略」などの形式的な言いまわしは必要ありませんが、「いつもお世話になっております。●●商事の●●です」などの簡単な挨拶文は必須です。すでにお付き合いのある取り引き相手なら「昨日はご苦労様でした」「最近の仕事の調子はいかがですか」など、相手への気遣いの言葉があると更に良いでしょう。

point3:1行の文字数は、30〜35文字。

メールは1行が長すぎても、短すぎても読みづらいもの。改行せずに、つらつらと文章を書き連ねていると、メールソフトの自動改行設定で意図しない部分で改行されることもあります。文章の区切りとなる所で段落をつけ、空白行を入れることで読みやすさは、さらにアップしますよ(目安としては5行くらいがベストです)。

Eメールは短文でわかりやすくが基本ですが、どうしても長くなってしまった場合は、「長文失礼致しました」などの文言を入れておきましょう。
※ちなみに、気持ちを表す顔文字も→(^∇^)ノ ビジネスシーンでは基本的にNGですのでご注意を。

point4:最後は署名をつけましょう。

Eメールでは、署名を付けるのも大切なマナーです。会社名、フルネーム、メールアドレス(返信して欲しいアドレス先)、連絡先などを記すのが一般的です。メールソフトによっては、自動で署名を付けることもできるので便利ですよ。

point5:添付ファイルは要注意!

近年、ブロードバンド普及率が高まったとは言え、画像や書類などあまり大きなデータを送るのはマナー違反です。また、相手側のPCに添付ファイルを開くことのできるアプリケーションソフトがインストールされていなかったり、Windows と Macintoshで互換性がなくデータが確認できないというトラブルも、よくあること。事前に確認するのがベストですが、できなければメール本文にどんなソフトを使って作成したファイルなのか等、明記しておきましょう。