マナーアップLesson


Eメール応用編

受け取ったメールを“引用”して効率アップ

point1:1つのメールで、これまでの話の流れがわかる!

受け取ったメールに返事を書くとき、「先日のメールの件ですが」などわかり辛い表現で返信してしまうと、何に対しての返信なのか相手を混乱させたり、誤解を招く恐れがあります。ですから質疑内容のあるメールの際は、送られてきたメール内容を引用(そのまま残す)し、上段に自分の回答を記入して送信し、ひとつの質疑が完了するまで、この方法を繰り返します。そうする事で、一つのメールを読み返すだけで会話の流れが理解でき、内容がブレることもありません。

例えば、受信したメールに
「来週、○日の○時からお時間頂けませんか?」とあった際、
メールを引用していれば
「了解しました。では本社までお越しください。」と
一文を入力するだけで意味は伝わりますよね。

しかし引用をしないと
「先日、お問い合わせのあった打合せ日時の件ですが、○日の○時から本社にてよろしくお願いいたします。」など、質問された内容も含め、時間をかけて全てを書かなければなりません。さらに、書き直すことによって、数字や漢字を間違えてしまう可能性もあり、本来はしなくても済む確認作業や訂正時間をとられ非効率です。

必ず“引用”しなければいけない訳ではありませんが、スピードと正確さの面で大きな差が生まれるということは、ビジネス上で大きなメリットがあると言えるでしょう。

“宛先”と“CC”と“BCC”の違い

point1:“宛先”はメールの内容を伝えたい相手

言葉の通り、メールの送信先です。アドレスをセミコロン(;)で区切って複数のアドレスを列挙すれば連名として、それぞれのアドレスに送られます。

point2:“CC”はメールの内容を共有したい時

CCは、Carbon Copy(カーボンコピー)の略。例えば複数人数で仕事を進めている際などの「情報共有」、「返信はしなくてもいいけど確認しておいてください」、といった意味合いでCCを使用します。ただし、宛先、CC含め、全員が送信したメールアドレスを確認できる状態なので、お客様の個人アドレスを扱う場合などは注意が必要です。

Point3:“BCC”はアドレスを公開せずに送信したい時

BCCは、Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)の略です。BCCで設定したアドレスは、宛先、CCの相手には送信の有無もわかりません。ですから、上記のように複数人数にメールを送信する際、個人情報を保護したい相手にはBCCを使用すると良いでしょう。

自分が“宛先”として受信した場合、メールを返信したり、折り返し電話をするなど、リアクションをするのがマナー。CCとBCCの使い分けは、上記特性を踏まえて十分に注意が必要ですね。

メールで使ってはいけない文字があるんです。

point1:よく使いがちな、1や・なども使用NG!

○で囲った数字・ローマ数字・漢字、()付き株式会社・有限会社、一文字のTEL・メートル・キログラムなどの単位、日頃使わない難しい漢字、Windows固有漢字、Macintosh固有記号など、つい使ってしまいそうなものなど、意外と使用できない文字がたくさんあるんです。他にも、HTML形式のメールや、半角カタカナも、文字化け(意図しない文字に置き換えられ読めない状態)の原因になります。WindowsからMacintoshに送る際だけでなく、Windows同士でも起こりうるので注意が必要です。

【Windowsでの入力だと】

【Macintoshでの入力だと】

PCの単語登録で、メール作成のスピードを向上!

point1:よく使う文章を、ドンドン登録してみよう。

WindowsやMacintoshなど機種によって設定方法は異なりますが、今回はWindowsで単語登録する方法をご紹介します。

  • 日本語入力ソフトIMEの「ツール」→「単語/用例の登録」をクリックし登録画面を起動。
  • 「単語(語句)」の部分に、表示したい単語や文章を入力します。
    「読み」の部分に入力する文字を入力します。
  • 【例】
    「単語(語句)」→ご確認よろしくお願いいたします。
    「読み」→ごかくにん
  • 上記を入力後、「登録」ボタンをクリックすれば完了です。
    「ごかくにん」と入力すると、「ご確認よろしくお願いいたします。」と表示されるはずです。

メールでよく使う挨拶文から、会社の住所、アドレス、電話番号など、いろんな文言を登録しておけば、メール作成時の時間をドンドン短縮できますよ。1つのメールでは、わずかな時間かもしれませんが、積み重なればかなりの時間節約に繋がるはずです。